Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles est la société Olak, SAS au capital de 4 000 euros, immatriculée au RCS de Clermont-Ferrand, dont le siège social est situé au 7 Rue Barillot Veuve Coupelon, 63000 Clermont-Ferrand. La marque « Olak » est déposée à l'INPI (n°5254945 depuis le 05/05/2026, classes Nice 9 / 35 / 36 / 41 / 42 / 45).

Contact : contact@olak.fr

2. Données collectées

Dans le cadre de l'utilisation de la plateforme Olak, nous collectons les données suivantes :

• Données d'identification : nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone.
• Données de localisation : adresse postale du propriétaire et du bien.
• Données financières : informations nécessaires au paiement (traitées par Stripe, Olak ne stocke aucun numéro de carte).
• Documents : pièce d'identité, justificatifs de revenus, avis d'imposition (filigranés).
• Données de connexion : adresse IP, cookies essentiels, logs de session.

3. Finalités du traitement

• Gestion des comptes utilisateurs et authentification.
• Génération des baux conformes et signature électronique.
• Réalisation des états des lieux d'entrée et de sortie.
• Mise en relation propriétaires-locataires (candidatures).
• Facturation et paiement des prestations d'intervention.
• Communication opérationnelle (emails transactionnels).

4. Base légale

Les traitements sont fondés sur :

• L'exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD) : pour la fourniture des services.
• L'obligation légale (art. 6.1.c RGPD) : conservation des baux et documents contractuels.
• L'intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD) : sécurité de la plateforme, prévention des fraudes.
• Le consentement (art. 6.1.a RGPD) : cookies non essentiels, communications marketing.

5. Durée de conservation

• Données de compte : durée de la relation contractuelle + 3 ans (prescription civile art. 2224 Code civil).
• Documents contractuels signés (baux, états des lieux) : 5 ans après la fin du bail (prescription quinquennale des actions civiles liées au bail).
• Données de facturation : 10 ans (obligation comptable, art. L123-22 Code de commerce).
• Logs de connexion : 12 mois maximum (recommandation CNIL sécurité).
• Cookies : 13 mois maximum (recommandation CNIL).

6. Destinataires des données

Vos données ne sont accessibles qu'aux parties directement concernées, sur la base d'un besoin d'en connaître strict :

• L'équipe Olak (administration et support).
• Les Olakers intervenant sur votre dossier (uniquement les données nécessaires à leur mission terrain).
• Nos sous-traitants techniques, engagés par contrat RGPD : Brevo (emails transactionnels), SignNow (signature électronique), Stripe (paiement), OVH (hébergement France), Daily.co (visioconférence), Sentry (monitoring applicatif), Dougs (comptabilité), SAS Médiation Solution (médiation de la consommation, en cas de litige uniquement).

Les données ne sont jamais revendues ni utilisées à des fins publicitaires.

7. Transfert hors Union européenne

Les données sont hébergées en France sur infrastructure souveraine OVH. Certains sous-traitants peuvent traiter des données hors UE (Stripe, SignNow, Sentry). Dans ce cas, le transfert est encadré par des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne (art. 46 RGPD), garantissant un niveau de protection équivalent.

8. Vos droits

Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès (art. 15) : obtenir une copie des données que nous détenons sur vous. Exerçable depuis votre Espace utilisateur ou par email à contact@olak.fr.
• Droit de rectification (art. 16) : corriger toute donnée inexacte ou incomplète. Vos informations de profil sont modifiables directement depuis « Mon Profil ».
• Droit à l'effacement (art. 17) : demander la suppression de vos données, sous réserve des obligations légales (conservation bail, comptabilité). Demande à adresser à contact@olak.fr.
• Droit à la limitation du traitement (art. 18) : demander que vos données soient « gelées » pendant la vérification d'une contestation.
• Droit à la portabilité (art. 20) : recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine (CSV, JSON), ou les faire transférer à un autre service.
• Droit d'opposition (art. 21) : vous opposer au traitement de vos données pour motif légitime tenant à votre situation particulière.

Nous répondons à toute demande sous 30 jours (prolongeable de 2 mois pour les demandes complexes, avec information préalable).

Scoring de solvabilité et décision automatisée (art. 22 RGPD) : pour évaluer la solvabilité des candidats à la location, Olak calcule un score automatique (traitement « T4 ») à partir des revenus déclarés, des charges, du statut professionnel, du type de garantie et de la complétude du dossier. Ce score est un outil d'aide à la décision, communiqué au propriétaire à titre informatif : le propriétaire reste seul décisionnaire de l'acceptation ou du refus, et aucun rejet n'est prononcé automatiquement par le système.

Par précaution, vous bénéficiez des garanties de l'article 22.3 RGPD : être informé de l'existence et de la logique du scoring, obtenir une intervention humaine, exprimer votre point de vue et contester la décision. Pour exercer ces droits, écrivez à privacy@olak.fr.

9. Retrait du consentement

Lorsqu'un traitement est fondé sur votre consentement (art. 7 §3 RGPD), par exemple pour les cookies non essentiels ou les communications marketing, vous pouvez le retirer à tout moment, sans que cela ne remette en cause la licéité du traitement antérieur.

• Cookies non essentiels : gestion depuis le bandeau cookies ou via les paramètres de votre navigateur.
• Emails marketing : lien de désabonnement présent dans chaque email, ou demande à contact@olak.fr.

10. Réclamation auprès de la CNIL

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que le traitement de vos données ne respecte pas la réglementation, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL, autorité de contrôle en France : www.cnil.fr.

11. Délégué à la protection des données (DPO)

Olak n'a pas désigné de délégué à la protection des données. Au regard de l'article 37 du RGPD, cette désignation n'est pas obligatoire : nos activités n'impliquent ni un suivi régulier et systématique à grande échelle, ni un traitement à grande échelle de données sensibles.

Pour toute question relative à la protection de vos données, un référent interne répond aux sollicitations à l'adresse contact@olak.fr.

12. Sécurité

Olak met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données : chiffrement AES-256-GCM des documents sensibles, contrôle d'accès par rôle (RBAC), journalisation des accès, sauvegardes régulières et isolation réseau sur OVH.

13. Cookies

Olak utilise uniquement des cookies essentiels au fonctionnement du site (session d'authentification, protection CSRF). Aucun cookie publicitaire, analytique ou de suivi tiers n'est utilisé en V1. Conformément à la délibération CNIL n°2020-091 (art. 82 Loi Informatique et Libertés), aucun consentement préalable n'est requis pour ces cookies strictement nécessaires. Si nous ajoutons ultérieurement des cookies non essentiels, un bandeau de consentement explicite sera affiché et révocable à tout moment.