Politique de confidentialité

1. Responsable et contact

OLAK SAS, 7 rue Barillot Veuve Coupelon, 63000 Clermont-Ferrand, détermine les finalités et les moyens des traitements qu’elle réalise pour son propre compte.

Pour toute question ou demande relative à vos données personnelles, vous pouvez écrire à privacy@olak.fr ou au siège d’OLAK, à l’attention du responsable des données personnelles. Cette adresse fonctionnelle ne désigne pas, à elle seule, un délégué à la protection des données.

Selon l’opération, un propriétaire, un partenaire ou un autre professionnel peut déterminer ses propres traitements. Lorsqu’OLAK traite des données uniquement sur les instructions documentées d’un autre responsable, les responsabilités correspondantes sont organisées séparément. Le nom commercial du parcours ne suffit pas à fixer cette qualification.

2. Données concernées

Selon les fonctionnalités que vous utilisez et votre rôle, OLAK peut traiter :

• vos données d’identité, coordonnées, authentification, rôle et préférences ;
• les informations relatives à un logement, une recherche, une candidature, un foyer, des ressources, des garanties et des pièces justificatives ;
• les informations nécessaires à un bail, un état des lieux, une visite, une signature ou une mission confiée à un professionnel ;
• les échanges, demandes d’assistance, invitations, choix et preuves d’opérations ;
• les données techniques et de sécurité nécessaires au fonctionnement du service, telles que les journaux d’accès, événements de sécurité et informations relatives au terminal ;
• les informations administratives, contractuelles et comptables nécessaires à la relation concernée.

OLAK ne demande pas les mêmes données à tous les utilisateurs. Les champs et pièces doivent rester limités à ce qui est nécessaire au parcours concerné.

3. Origine des données

Les données proviennent principalement :

• de vous, lorsque vous créez un compte, remplissez un formulaire, déposez une pièce ou contactez OLAK ;
• d’une personne qui vous invite ou intervient dans le même dossier, lorsque cette transmission est justifiée et portée à votre connaissance ;
• de professionnels participant à une opération ;
• des opérations et mesures de sécurité réalisées lors de l’utilisation du service ;
• de sources officielles ou publiques, lorsqu’une vérification déterminée le justifie.

Lorsque les données ne sont pas recueillies directement auprès de la personne concernée, leur origine et les catégories reçues lui sont indiquées dans les conditions prévues par le RGPD.

4. Finalités et bases juridiques

OLAK traite les données, selon les cas, pour :

L’acceptation des conditions générales ne constitue pas un consentement général à tous les traitements. Une base juridique est appréciée pour chaque opération.

5. Candidatures et indicateurs

Lorsqu’un parcours produit un indicateur à partir d’informations de candidature, les données utilisées, sa logique générale, sa finalité et ses conséquences sont expliquées avant le traitement. Un tel indicateur ne provoque pas, à lui seul, un refus, un masquage ou une priorité automatique. La décision du propriétaire résulte d’un examen humain effectif.

La personne concernée peut demander la rectification d’une donnée, une explication du résultat et contester son utilisation. Cette clause ne prouve pas qu’un scoring est actif ni qu’il échappe automatiquement à l’article 22 du RGPD.

6. Destinataires

Dans la limite de leurs attributions et du besoin d’en connaître, les données peuvent être accessibles :

• aux personnes habilitées d’OLAK ;
• aux utilisateurs participant au dossier concerné, notamment propriétaire, candidat, locataire ou garant ;
• aux professionnels intervenant dans une mission, uniquement pour les informations nécessaires ;
• aux prestataires techniques effectivement engagés pour l’hébergement, le stockage, l’envoi de messages, la signature ou l’assistance ;
• aux autorités, juridictions ou conseils lorsqu’un texte ou la défense d’un droit l’exige.

Les coordonnées d’un tiers, ses pièces financières ou un dossier de candidature ne doivent pas être transmis par simple convenance. Les prestataires agissant comme sous-traitants doivent être liés par les garanties prévues par l’article 28 du RGPD.

7. Lieux de traitement et transferts

Les lieux de traitement, l’identité des prestataires effectivement engagés et, lorsqu’une donnée est transférée hors de l’Espace économique européen, le fondement et les garanties applicables sont indiqués dans l’information propre au service concerné.

8. Durées de conservation

Les données sont conservées pendant la durée nécessaire à la finalité annoncée, puis supprimées, anonymisées ou placées dans une archive à accès restreint lorsqu’une obligation légale, la preuve d’un droit ou un litige le justifie.

La durée dépend notamment de la nature du dossier, de l’existence d’un contrat, de l’extinction des obligations et des délais légaux applicables. La fermeture d’un compte ne supprime pas automatiquement une preuve contractuelle encore nécessaire. À l’inverse, une possibilité technique de stockage ne justifie pas une conservation indéfinie.

Lorsque le traitement repose sur un abandon de parcours, OLAK a retenu un délai de trois mois calendaires sans action pertinente, précédé d’une information trente jours avant la clôture ; une réponse utile empêche cette clôture et fait repartir le délai. Cette règle ne s’applique que lorsque le mécanisme correspondant est effectivement mis en œuvre et prouvé.

9. Vos droits

Dans les conditions prévues par les textes, vous pouvez demander :

• l’accès à vos données et une copie ;
• leur rectification ;
• leur effacement ;
• la limitation d’un traitement ;
• la portabilité des données concernées ;
• l’opposition à un traitement fondé sur l’intérêt légitime ;
• le retrait d’un consentement, sans remettre en cause les opérations antérieures à ce retrait ;
• des informations et garanties lorsqu’une décision est prise exclusivement de manière automatisée et produit un effet juridique ou similaire significatif.

Une demande peut être adressée à privacy@olak.fr. OLAK peut demander les seules informations nécessaires pour vérifier l’identité du demandeur. Une réclamation peut être déposée auprès de la CNIL.

10. Sécurité

OLAK est tenue de mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées aux risques. Aucune formule générale de « conformité » ou de sécurité absolue n’est donnée. En cas de violation de données, les obligations de documentation, de notification à l’autorité et d’information des personnes s’appliquent lorsque leurs conditions sont réunies.

11. Cookies et stockages locaux

Les cookies, le stockage local du navigateur et les technologies analogues sont décrits dans la Politique cookies et traceurs. L’acceptation des présentes informations ou des CGU ne vaut pas consentement aux technologies facultatives.

12. Évolution de la politique

La version applicable doit être identifiée et datée. Une modification importante fait l’objet d’une information appropriée avant son entrée en vigueur lorsque la nature du changement l’exige. Une nouvelle finalité incompatible ne peut pas être ajoutée silencieusement.